A fenntarthatóság ma már nemcsak a vállalatok működésében, hanem az események szervezésében is egyre fontosabb szempont. A helyszínválasztástól az étkezésen át a résztvevők utazásáig számos tényező határozza meg, hogy egy rendezvény valóban csökkenti-e környezeti terhelését, vagy csak zöldnek tűnik.
A konferenciák rejtett környezeti hatása
Amikor egy vállalat vagy szervezet egy rendezvény környezeti hatásairól gondolkodik, a figyelem gyakran a látványos elemekre irányul. Az egyszer használatos műanyagok mellőzése, a digitális jegyek vagy a szelektív hulladékgyűjtés ma már szinte alapelvárásnak számítanak. A valós környezeti terhelés azonban ennél jóval összetettebb.
A nemzetközi kutatások szerint egy üzleti konferencia vagy szakmai esemény karbonlábnyomának legnagyobb részét nem a helyszíni működés, hanem a résztvevők utazása okozza. Különösen igaz ez a repülővel érkező vendégekre, akiknek közlekedése gyakran a teljes kibocsátás több mint felét is jelentheti. Emellett jelentős tényező az energiafelhasználás, a catering, a dekoráció, a nyomtatott anyagok előállítása, valamint az eseményhez kapcsolódó logisztikai folyamatok. Egy rendezvény fenntarthatósága ezért ma már nem egyetlen intézkedésen múlik, hanem a teljes szervezési folyamat átgondoltságán.
Az elmúlt években a rendezvényiparban is egyre erősebben jelent meg az a szemlélet, hogy a környezeti hatásokat mérni, csökkenteni és lehetőség szerint kompenzálni kell. Ennek eredményeként a fenntarthatóság már nem kommunikációs elem, hanem egyre inkább működési kérdés lett.
Több mint papírmentesség
Sokan még ma is úgy gondolnak a zöld rendezvényekre, mint amelyek kevesebb papírt használnak vagy újrahasznosítható poharakat alkalmaznak. Ezek valóban fontos intézkedések, de önmagukban nem elegendőek.
A fenntartható rendezvényszervezés ma már életciklus-szemléletet jelent. A tervezés során figyelembe kell venni a helyszín energiahatékonyságát, a közösségi közlekedési kapcsolatait, az élelmiszerek eredetét, a beszállítók működését és a hulladékkezelés módját is. Különösen nagy figyelmet kapnak a helyi beszállítók. A rövidebb ellátási láncok nemcsak a kibocsátás csökkentését segítik, hanem a helyi gazdaságot is támogatják. Hasonlóan fontos szempont lett az élelmiszer-pazarlás mérséklése. Egyre több esemény dolgozik előzetes létszámtervezéssel, pontosabb catering-rendszerekkel és élelmiszermentő programokkal.
A nemzetközi szakmai gyakorlatban az egyik legismertebb keretrendszer az ISO 20121 szabvány, amely kifejezetten a fenntartható eseménymenedzsment követelményeit foglalja össze. A szabvány célja nem egyetlen „zöld megoldás” előírása, hanem annak biztosítása, hogy a szervezők rendszerszinten kezeljék a környezeti, gazdasági és társadalmi hatásokat. A valóban fenntartható események közös jellemzője, hogy a fenntarthatóság nem külön projektként jelenik meg, hanem a döntéshozatal természetes részévé válik.
Új elvárások a vállalati rendezvények piacán
A fenntarthatósági szempontok erősödése nemcsak a szervezőket érinti. Egyre több vállalat vizsgálja azt is, milyen eseményeken vesz részt, illetve milyen rendezvényeket támogat. Ennek hátterében részben a vállalati fenntarthatósági célok, részben pedig a befektetői és partneri elvárások állnak. Egy konferencia vagy üzleti esemény ma már a vállalat működésének és értékrendjének részeként jelenik meg. Emiatt a rendezvények kiválasztása során egyre gyakrabban merülnek fel olyan kérdések, mint a kibocsátások mérése, a hulladékkezelés vagy a beszállítói lánc átláthatósága.
A rendezvényszervező cégek számára ez új feladatokat jelent. Nem elegendő magas színvonalú programot és megfelelő infrastruktúrát biztosítani. Egyre több megrendelő vár adatokat, mérőszámokat és fenntarthatósági információkat is. Közben a greenwashing kockázata is növekszik. A résztvevők és a partnerek egyre tudatosabbak, ezért könnyen észrevehetővé válik, ha egy esemény csupán kommunikációs szinten használ fenntarthatósági üzeneteket, miközben működésében nem jelennek meg valódi intézkedések. A hitelesség ma már legalább olyan fontos érték a rendezvénypiacon, mint maga az esemény szakmai tartalma.
A jövő rendezvényei társadalmi értéket is teremtenek
A fenntarthatóság fogalma az elmúlt években jelentősen kibővült. A környezeti szempontok mellett egyre hangsúlyosabb szerepet kapnak a társadalmi hatások is.
Egy modern rendezvény esetében ma már fontos kérdés az akadálymentesség, a hozzáférhetőség, a befogadó környezet kialakítása és a helyi közösségekkel való kapcsolat. A szervezők egyre gyakrabban vizsgálják, hogy az esemény milyen hatást gyakorol a környezetére, milyen helyi értékeket támogat, és milyen örökséget hagy maga után. Megjelent a regeneratív események fogalma is. Ez a megközelítés túlmutat a környezeti károk csökkentésén. Célja, hogy az esemény pozitív hatást gyakoroljon a helyszínre, a közösségre és az érintettekre. A hangsúly nem csupán a kisebb terhelésen, hanem az értékteremtésen van.
A rendezvényipar gyors átalakuláson megy keresztül. Ahogy a vállalatok működésében egyre fontosabbá válik a fenntarthatóság, úgy jelennek meg ugyanezek az elvárások a konferenciák, szakmai események és üzleti találkozók világában is. A jövő sikeres rendezvényei nemcsak élményt és tudást kínálnak majd, hanem mérhetően felelősebb működést is.
